جستجو و جایگزینی پیشرفته در ورد

یکی از اصلی ترین مهارت ها در کار با ویرایشگر ورد جستجو کردن و جایگزینی عبارات و کلمات مختلف است چه فارسی چه انگلیسی. اگر زیاد با ورد کار میکنیم اینها را باید بلد باشیم تا کار خودمان را راحت تر کنیم.

خاطرم هست در زمان دانشجویی وقتی پایان نامه ام را می نوشتم همیشه این مسئله دغدغه ام بود.

وقتی یک فایل ورد را شروع می کنید خصوصا دبرای ارائه در دانشگاه نیاز دارید همه جیز بی نقص پیش برود.

اما از همان اول کار نمیشود دقیق و کامل نوشت. کم کم حین کار باید بهترش کنیم.

گاهی اوقات نیاز داریم تا تغییراتی را به شکل یکسان در کل مقاله پیاده سازی کنیم

مثل:

  • درست کردن تمام نیم فاصله ها
  • حذف یک سری کلمات در کل متن
  • تغییر فونت نوشته های انگلیسی
  • اصلاح فونت اعداد

و هزار ویک کار دیگر

استفاده ار قابلیت های ورد در جستجو کردن و جایگزین کردن کلمه ها اینجا بهترین راه است.

اما خیلی از ما از ساده ترین شکل آن استفاده می کنیم و نمی‌دانیم که دقیقا بهترین روش استفاده چگونه است.

در صورتی که این کار جزییات زیاد و جالبی دارد که بسیار به شما کمک می کند کارهای تکراری انجام ندهید.

در این مطلب میخواهم به شما نشان دهم که چطور به شکل حرفه ای نرم افزار ورد کلمات را جستجو کنید و هر جا نیاز داشتید آن کلمات را چه در بخشی از متن و چه در کل متن با کلمه یا عبارت مورد نیازتان جایگزین کنید.

جستجو و جایگزینی ساده

اگر در تب Home  روی find کلیک کنید یا از روی کیبرد crtl + F را فشار دهید در سمت چپ صفحه یک قسمتی باز می‌شود.

جست جو در ورد

جست وج و در ورد

 

اینجا در کادر هر چیزی بنیوسید برای شما در صفحه پیدا خواهد کرد

جست و جو در ورد

هر جا که این کلمه تکرار شده بود همان قسمت را برای شما پیدا می کند و نشان می دهد.

در چهار جای مختلف در متن من کلمه «چرا» آمده که آن‌ها را برای من پیدا کرده است.

خب این ساده‌ترین شکل کار بود. حالا می‌خواهیم کمی پیشرفته‌تر جست و جو کنیم.

از همان تب home از قسمت فایند روی advanced find کلیک کنید یا اینکه روی کیبرد ctrl + H را فشار دهید.

ایتجا یک مقدار تنظیمات بیشتری دارید  می توانید راحت تر جستجو کنید در این قسمت علاوه بر جستجوی خالی می توانید کلمه یا عبارت مورد نظرتان را  با یک چیز دیگر جایگزین کنید.

در قسمت Find what کلمه ای که دنبالش هستید را بنویسید و در کادر replace with کلمه جایگزین را وارد کنید.

حالا با زدن دکمه Find next یکی یکی می توانید کلمات را پیدا کنید. هر جا هم خواستید که جایگزینی را انجام دهید روی Replace کلیک کنید.

برای جایگزینی در کل متن هم باید روی Replace all کلیک کنید. اینطوری به طور خودکار همه تغییرات در کل سند اعمال می‌شود.

 

جست و جوی پیشرفته در ورد

گزینه های جست و جو و جایگزینی پیشرفته (Advanced search)

برای جست و جوی کلمات در ورد، تنظیمات و نکات زیادی هست. اینجا به مهم ترین و کاربردی ترین آن ها اشاره می‌کنم و مثال های مرتبط را هم برای هر مورد می‌نویسم.

وقتی اصول کار دستتان آمد دیگر برای موارد مختلف خودتان می‌توانید کار را انجام دهید.

اول از همه با زدن دکمه های Ctrl + H پنجره جست وجو در ورد را باز کنید.

در قسمت پایین این پنجره یک گزینه ای وجود دارد به نام More. اگر روی این کلیک کنید گزینه های پیشرفته برای جست و جو به شما نشان داده می‌شود.

جست و جوی پیشرفته

جست و جوی پیشرفته

تغییر فونت و فرمت کلمه‌ها به شکل یکجا در کل متن

فرض کنید یک کلمه ای دارم و میخواهم هرجا این کمله تکرار شده بود Bold شود یا اندازه فونت آن متفاوت باشد.

برای این کار پنجره جستجو را باز کنید.

در کادر find کلمه ای که دنبالش هستید را بنویسید.

حالا روی کادر Replace with کلیک کنید تا این کادر انتخاب شود.

در پایین سمت چپ دکمه‌ای وجود دارد به نام format.

اگر روی این دکمه کلیک کنید تمام تنظیمات مربوط به عبارتی که قرار است جایگذاری کنید نشان داده می‌شود.

(یادتان نرود قبلش کادر replace باید کلیک کرده باشید تا تغییرات اعمال شود)

بعد روی گزینه font کلیک کنید.

جست و جوی پیشرفته در ورد

حالا یک کادری باز می‌شود که در آنجا می‌توانید هر تغییری روی فونت اعمال کنید.

فقط حواستان باشد برای کلمات فارسی باید در قسمت complex script تغییرات را انجام دهید.

من اینجا فقط فونت را bold می‌کنم.

جست وجوی پیشرفته در ورد

اگر روی Replace all کلیک کنم هرکجا کلمه «چرا» تکرار شده بود فونت آن بولد می‌شود.

با همین روش می‌توانید رنگ کلمات و اندازه فونت و … را هم تغییر دهید.

هایلایت کردن یک کلمه در کل متن

الان می‌خواهم کلمه مورد نظرم را در کل متن هایلایت کنم.

مثل دفعه قبل بعد از نوشتن کلمه مورد جست وجو در کادر find اول روی کادر Replace with کلیک می‌کنم.

بعد در بخش format روی highlight کلیک می‌کنم. کلمه‌ای که در find  نوشته‌ام هایلایت می شود.

رنگ هایلایت را میتوانید از سربرگ Home انتخاب کنید. اینجا:

هایلابت یک کلمه در کل متن

وقتی این گزینه را کلیک کردید زیر قمست replace نوشته highlight را می بینید اگر بخواهید غیر فعالش کنید کافی است دوباره روی highlight  کلیک کنید.

 

جستجو بر اساس نوع فونت و اندازه فونت( تغییر یک نوع فونت خاص در کل متن)

شاید متنی داشته باشید که در آن از چند نوع فونت مختلف استفاده کرده باشید. اگر بخواهید یک نوع فونت خاص را انتخاب کنید و هر جا آن فونت تکرار شده آن را به فونت دیگری تغییر دهید باید از این روش استفاده کنید.

کلا با این روش می توانید جست و جو را با استفاده از نوع فونت، اندازه فونت و هر چیزی که به استایل متن ربط داشته باشد هم انجام بدهید.

در قسمت find what چیزی ننویسید. فقط آن را انتخاب کنید یا روی آن کلیک کنید.

در بخش پایین روی format و بعد از آن font کلیک کنید.

جست و جو بر اساس فونت

در بخش complex script فونت مورد نظر که اینجا برای من b nazanin است را انتخاب کنید.

تغییر یک نوع فونت خاصل در کل متن

حالا اگر روی find next کلیک کنید ورد کلماتی که این فونت انتخاب شده را داشته باشند برای شما پیدا می‌کند.

تا اینجا ورد کلماتی که میخواستم را پیدا کرد.

حالا من می‌خواهم فونت همه این عبارت‌ها را تغییر بدهم.

این بار در پنجره Find and replace روی کادر  Replace with کلیک می‌کنم.

دوباره از بخش format روی  font کلیک می‌کنم.

مثل حالت قبل در صفحه انتخاب فونت دوباره در بخش complex script  فونت جایگزین خودم را می‌توانم انتخاب کنم.

بعد برای اعمال به کل سند روی replace all کلیک می کنم.

این روش بسیار خوبی برای انتخاب نوشته ها و کلمات بر اساس فونت و استایل است مثلا تمام کلماتی که بولد شده اند یا تمام کلماتی که یک اندازه فونت مشخص دارند را با این روش می شود انتخاب و جایگزین کرد.

استفاده از wildcards در جست و جو و جایگزینی کلمات

یکی از پرکاربردترین حالت های جست وجوی پیشرفته در ورد استفاده از گزینه use wildcards است.

در پایین کادر جست وجو یک گزینه های تیک نخورده مشاهده می کنید هر کدام برای یک کاری هستند.

یکی از این گزینه ها Use Wildcards است.

Use Wildcards

اگر تیک این گزینه را بزنید یک سری کاراکتر در کادر های جست وجو می‌توانید وارد کنید که این کاراکتر ها امکان جست و جوی دقیق‌تر و جزئی‌تر را برایتان فراهم می‌کنند اینجا پر استفاده‌ترین آنها را به همراه مثال برای شما می‌نویسم.

وقتی این گزینه را فعال می‌کنید در قسمت پایین روی Special که کلیک کنید یک سری کاراکتر برای شما نشان داده می‌شود.

می توانید هر کدام از این ها را انتخاب کنید هرکدام را که بزنید در کادر find برای شما وارد می شوند.

البته با کیبرد هم می شود اما بهتر است از خود special استفاده کنید. use wildcards

کاراکتر کوچکتر و بزرگتر <>

فرض کنید می خواهید تمام جاهایی  که حرف «ب» اول کلمات آمده است را پیدا کنید.

اینجا مجبورید از wildcards استفاده کنید.

در حالت عادی اگر حرف «ب» را در قسمت find بنیوسید «ب» را هر جای کلمه‌ها که باشد به شما نشان می دهد اما من می‌خواهم هر جا این حرف اول کلمه‌ها بود پیدا کنم.

لازم نیست حتما یک حرف باشد می تواند دو سه یا هر چند تا باشد مثلا کلماتی که با «با» شروع می شوند.

اینجا وقتی Wildcards را فعال کردید از قسمت SPECIAL روی کاراکتر > کلیک کنید. این کاراکتر همانطور که جلوی آن نوشته شده اینجا به معنی اول کلمه است.

پس اول کاراکتر را وارد کنید و بعد حرف «ب» را بنویسید. این شکلی:

جست وجوی پیشرفته

 

جست و جوی پیشرفته در ورد

این به ورد می گوید هرجا اول «ب» بود و بعد حروف دیگر آن را برای من پیدا کن.

یا اصلا شاید بخواهید هر جا آخر کلمات «ب» باشد آن را پیدا کنید:

کاراکتر End of the word را وارد می‌کنید

اینجا اول حرف یا عبارت را می نویسید بعد کاراکتر را.

این شکلی:

ب>

 

کاراکتر ستاره *

این کاراکتر برای جایگزینی کلمات و عبارات بین دو  یا چند حرف استفاده می‌شود.

مثلا من می‌خواهم تمام کلماتی که در ابتدا و انتهایشان «ب» و «د» دارند پیدا کنم مثل «بودند» یا  «باشند»

پس باید در کادر find بنویسم:

ب*د

کاراکتر علامت سوال ؟

وقتی از کاراکتر ستاره * استفاده کردیم، بین دو حرف هر تعداد کلمه که باشد فرقی نمی کند آنها را برای شما پیدا می‌کند.

اما فرض کنید من بخواهم کلماتی را پیدا کنم که بین دو حرف آنها فقط یک کاراکتر دارند.

مثلا اگر بنویسم «ب؟د» اینجا فقط کلمات سه حرفی که بینشان ب و د دارد را نشان می دهد.

مثل کلمه بعد یا باد

اما کلمه «باشد» را در این حالت برای من پیدا نمی کند.

اینجا از علامت سوال های بیشتر هم می توانید استفاده کنید مثلا

ب؟؟د

حالا دیگر کلمات 4 حرفی که ابتدا و انتهایشان ب و د است هدف قرار می‌گیرند. مثل کلمه «باشد».

لازم نیست حتما این کاراکتر بین دو حرف باشد بین چند حرف یا اصلا اول کلمه یا آخر کلمه هم می شود آن را استفاده کرد.

کاراکتر @

فرض کنیم من بنویسم «ای@ب».

اینجا کلماتی را برای من پیدا می کند که با «ای» شروع شوند و با «ب» ختم شوند. و حتما قبل از این کاراکتر(@) یک یا چند حرف «ی» را داشته باشند.

فرق @ با * این است که در @ کاراکتر قبل از علامت @ حتما باید در کلمه‌ای که پیدا می شود وجود داشته باشد.

مثل ایوب اینجا هر تعداد «ی» که قبل «و» باشد هم پیدا می شود مثلا اگر جایی این نوشته شده باشد «ایییوب» این یکی هم شامل این حالت می‌شود.

کاراکتر {}

شبیه به کاراکتر @ با این فرق که تعداد تکرار حرف درون آن مشخص می شود.

«ای{1}ب»

اینجا کلماتی پیدا می‌‌شود که با ای شروع و با ب ختم می شوند و قبل از کاراکتر @ حتما فقط یکبار حرف ی را داشته باشند.

ترکیب کاراکترهای wildcards

این کاراکتر‌ها را می شود با همدیگر ترکیب کرد و از آنها برای جستجوهای پیچیده‌تر استفاده کرد.

مثلا استفاده همزمان از دو کاراکتر کوچکتر و بزرگتر <>

هر کلمه ای درون این دو کاراکتر <> قرار بگیرد ورد عینا همان کلمه را پیدا می کند. اما در جاهایی که به صورت یک کلمه مستقل باشند نه چسبیده به حروف یا کلمه های دیگر.

مثلا:

<چرا>

کلمه های «چراکه» یا «چرایی»  یا «چراغ» را پیدا نمی کند.

تنها هرجا «چرا» به صورت جدا استفاده شده باشد.

کاراکتر بک اسلش (\)

وقتی گزینه wildcard فعال باشد همه این کاراکترهایی که گفته شد هر کدام یک کاربردی پیدا می کند.

اما اگر بخواهید در متن مثلا دنبال کارکتر «؟» در متن باشید. اینجا باید قبلش از بک اسلش (\) استفاده کنید تا به ورد بفهمانید که این یکی دیگر وایلدکارت نیست و من دنبال خود کاراکتر «؟» می گردم.

در آخر یک توصیه مهم

ترکیب کار با همه این ابزارهایی که گفته شد خیلی در زمان شما صرفه جویی خواهد کرد. اما حواستان باشد هیچ وقت به یکباره یک تغییر را روی کل سند اعمال نکنید.

اول یکی دو بار امتحانش کنید وقتی از درستی عملکردش مطمئن شدید بعد روی همه فایل اجرا کنید یا حداقل قبل از اعمال یک تغییر بزرگ یک نسخه بکاپ از آن تهیه کنید تا بعدا پشیمان نشوید.

اگر سوال یا ابهامی وجود داشت برای من در کامنت ها بنویسید.

 

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *